Hallo Verena, seit wann bist Du bei der WPH und was ist da genau Dein Job?

Im Januar 2021 habe ich bei der WPH als Personalleitung / HR in Vollzeit begonnen. Ich kümmere mich um drei Aufgabenbereiche:

Mitarbeitende finden

Hier geht es um die klassischen HR (Human Ressources) Themen, beginnend mit Ausschreibungen, finaler Abstimmung, Instagram & Facebook (das läuft echt gut bei uns) über Bewerbermanagement, also Bewerbungen sichten, Einladungen versenden, Absagen erteilen, Vorstellungsgespräche führen bis hin zum Vertragsmanagement von A Bis Z und das Onboarding.

Mitarbeitende binden

Darüber hinaus kümmere ich mich um die bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, entwickle Programme zur Mitarbeiterbindung und zum Gesundheitsmanagement, führe Mitarbeitergespräche - zurzeit 1x im Jahr im 4. Quartal. Darüber hinaus bin ich Ansprechpartnerin für alle Mitarbeitenden - und das nimmt bei 55 Mitarbeitenden ganz schön viel Zeit in Anspruch. Dazu kommen noch die internen Lohnthemen und komplette IT-Hardware.

Mandatsverteilung

Ach ja, und ich bin auch für die Verteilung von Aufträgen zuständig und schau bei Neumandanten, bei wem das Mandat am besten aufgehoben ist.

Zusammengefasst, ich verantworte alle HR Themen, die uns als Arbeitgeber von anderen Arbeitgebern unterscheiden.

Das klingt eindeutig nach einem Vollzeit-Job. Gab es einen Schlüsselmoment bei den Chefs, an dem sie gemerkt haben, jetzt brauchen wir jemanden wie Dich und suchen aktiv danach?

Ich denke, es gab zwei Auslöser, und zwar beim Zukauf einer weiteren Kanzlei mit vielen neuen Mitarbeitenden. Und zum anderen haben sich während Corona viele Dinge verändert, und jeder einzelne Mitarbeitende hat mehr Aufmerksamkeit gebraucht. Wir haben einfach eine Größe überschritten, die einen Kümmerer braucht, damit es den Mitarbeitenden gut geht und sie sich wertgeschätzt fühlen.

Du kümmerst Dich um den Bewerberprozess und um das Auswahlverfahren. Da interessiert mich natürlich, wie viele Bewerbungen Ihr bekommt, wenn Ihr aktuell jemanden sucht.

Oh, das kann ich so gar nicht beantworten. Denn wir suchen nicht punktuell, sondern laufend - und das ist auch eines unserer Erfolgsgeheimnisse. Wenn ein Mitarbeiter geht und ich dann erst anfangen würde, zu suchen, hätte ich keine Chance, am derzeitigen Fachkräftemarkt kurzfristig jemanden zu gewinnen.

Durch unsere durchgehenden Kampagnen haben wir so über den Daumen gepeilt 5 Bewerbungen im Durchschnitt im Monat.

Das ist ein super Wert, wie gelingt Euch das?

Ich denke, zwei Sachen sind dafür ausschlaggebend: erstens stellen wir in den Vordergrund, was uns als guten Arbeitgeber ausmacht und was uns von anderen Kanzleien unterscheidet. Und zweitens, ganz wichtig und wie schon gesagt, suchen wir laufend - und nicht erst, wenn ein Mitarbeiter geht oder Kapazität fehlt.

Wie läuft der Bewerberprozess und das Auswahlverfahren?

Bei den Bewerbern schaue ich mir an, was ist der Bedarf in der Kanzlei, was können sie, was haben sie bisher gemacht. Und dann gibt es ein dreistufiges Auswahlverfahren. Bei einigen Bewerbern ist sofort klar, dass sie nicht zu den Anforderungen passen, die bekommen dann eine freundliche Absage. Dann gibt es Bewerber, da bin ich mir sicher, dass im Moment gerade nicht der Bedarf da ist und wir sie im Moment nicht einstellen werden. In diesem Fall führe ich ein Telefoninterview, quasi eine Vorstufe zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch und erkläre die Situation und frage, ob ich die Bewerbungsunterlagen aufbewahren darf, um mich im Bedarfsfall wieder zu melden.

Dann gibt es die Bewerber, die ich zum Vorstellungsgespräch einlade. Diese Gespräche führen wir zu zweit oder zu dritt, also einer oder beide Chefs und ich gemeinsam.

Dann gibt es entweder noch ein zweites Gespräch, direkt eine Zusage oder eine Absage.

Wichtig in dieser Phase ist es, auf die Bewerbung schnellstmöglich zu antworten. Wir melden uns spätestens am nächsten Tag und bekommen immer wieder positive Rückmeldungen zu unserer Reaktionszeit.

Wie sieht dann der Onboarding-Prozess aus von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag?

Der Onboarding-Prozess war übrigens das erste, was ich in der Kanzlei gemacht habe. Ich war ganz überrascht, dass es das in der Kanzlei nicht gab und habe mich erst recht gewundert, als ich erfahren habe, dass das in den meisten Kanzleien wohl grundsätzlich nicht vorhanden ist. Es gibt jetzt bei uns also einen kompletten Mitarbeitereintrittsprozess und dann nachgelagert den Onboarding-Prozess.

Mitarbeitereintrittsprozess - das Organisatorische

Der Mitarbeitereintrittsprozess umfasst das Organisatorische wie Vertrag erstellen und versenden, Hardware bestellen, im System anlegen usw. 

Onboarding-Prozess - das Fachliche und Persönliche

Im Onboarding-Pprozess sind dann die ersten Monate der neuen Kollegen im Detail beschrieben, also wer übernimmt die Begrüßung, wer zeigt was, welche Aufgaben hat er oder sie. Dabei lassen wir am Anfang Raum, um die neuen Eindrücke zu verarbeiten. D. h., der Vormittag ist beispielsweise mit Arbeitsaufgaben geplant und der Nachmittag, um die Prozesse in Pro-Check nachzuvollziehen.

Dabei unterscheiden wir drei Onboarding-Phasen

1. Ein Fibu-Mitarbeiter macht in der ersten Woche auch keine Fibu, sondern lernt erst Mal die ganzen organisatorischen Themen und hospitiert im Back-Office. Das ist unglaublich wertvoll, denn so bekommen die neuen Kollegen hautnah mit, wie unsere Abläufe sind und entwickelt ein Verständnis für die Art wie wir arbeiten. Außerdem bekommen sie ein Gefühl dafür, wie wichtig unser Backoffice ist.
2. In der zweiten oder dritten Woche geht es dann weiter damit, dass der neue Mitarbeiter einem anderen erst Mal über die Schulter schaut und mit Hilfe von Pro-Check die Arbeitsweise nachvollzieht, sich DATEV-Seminare online anschaut und bei seinem »Buddy« dazu Fragen stellen kann und das Gelernte vertieft.
3. Erst dann startet er oder sie in aller Ruhe in die eigentliche Arbeitsphase und bekommt nach und nach Mandanten zur Bearbeitung, also nicht 10 Mandanten auf einmal, sondern schrittweise.

Was ich sehr ungewöhnlich finde: eine Deiner Aufgaben ist es auch, mit den Mitarbeitenden das Gehalt zu verhandeln? Wie funktioniert das und akzeptieren das die Kolleginnen und Kollegen ohne Weiteres?

Am Anfang wussten wir selbst nicht, wie die Mitarbeitenden reagieren, es hätte auch schief gehen können. Ist es aber nicht ? Ich setze mir vor den jährlichen Gesprächen einen finanziellen Spielraum, der in unser Gehaltsgefüge und zum Einzelnen passt. Manchmal führe ich die Gespräche allein, manchmal mit einem Partner zusammen, das ist unterschiedlich und hängt immer von der einzelnen Person ab. Ich kann nur sagen, es funktioniert - und oft ist es so, dass die Mitarbeitenden lieber und offener mit mir sprechen statt mit einem Chef.

Wenn Du an die neuen Mitarbeitenden denkst, die in den letzten zwei Jahren dazu gekommen sind, sind alle geblieben oder gibt es bei Euch auch Fluktuation?

Wir haben Null Fluktuation und wachsen ständig. Das passt nochmal gut zu Deiner Frage am Anfang, warum es mich braucht. Der Erfolg gibt uns Recht, dass wir in der Kanzlei jemanden haben, der sich voll und ganz auf die Mitarbeitenden konzentrieren kann.

Was sind die häufigsten Gründe der Bewerberinnen und Bewerber, warum Sie sich bei Euch bewerben?  

Vier Gründe geben den Ausschlag: 1. Wir haben einen megatollen Instagram-Auftritt, der in jedem Gespräch erwähnt wird. 2. Wir sind eine digital arbeitende Kanzlei und immer offen für neue Wege. Viele Bewerbende bestätigen, dass ihnen das sehr wichtig ist. 3. Unsere bestehenden Mitarbeitenden sind die besten Fürsprecher und erzählen anderen, dass wir ein guter Arbeitgeber sind. 4. Sie lernen uns über regionale Infotage kennen, bei denen sie einen Vortrag von uns hören - denn wir überlassen gern auch den Mitarbeitenden hier die Bühne.

Was gibt es abschließend, das Du den Lesern noch mit auf den Weg geben möchtest?

Ich freue mich immer wieder mal über positives Feedback zu meiner Arbeit. Und die Chefs sind froh, dass sie sich dadurch auf die Mandanten konzentrieren können, statt den Spagat zwischen Mandanten und Mitarbeitenden zu vollziehen, bei dem immer eine Seite zu kurz kommt. Und da ich ja branchenfremd bin, kommt keiner auf die Idee, mir Mandantenarbeit zu geben, sondern ich kann mich voll auf die Belange der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentrieren.

Ich kann deshalb jeder Kanzlei ab einer gewissen Größe nur empfehlen, über dieses Konstrukt nachzudenken.

Danke Verena in diesen spannenden Einblick in Deine Arbeit.

Die Kanzlei WPH ist Mitglied im delfi-net Steuerberater-Netzwerk

Standorte: Schwabach, Lauf, Wendelstein, Neumarkt i.d. Opf

www.wphwilldich.de

https://www.kanzlei-wph.de/