Was bedeutet der Begriff "Kosten für Vakanz"?

Der Begriff "Cost of Vacancy" bezeichnet die Kosten oder negativen Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis, die durch eine unbesetzte Stelle innerhalb eines Unternehmens entstehen können.

Diese Kosten sind nicht immer monetär. Sie umfassen eine Reihe von negativen Folgen für das Unternehmen, wie zum Beispiel Produktivitätsverluste, Überlastung des vorhandenen Personals und möglicherweise entgangene Gewinne. Gerade für Steuerkanzleien, in denen spezialisiertes Wissen und Fähigkeiten für die Erledigung der Aufgaben entscheidend sind, kann eine unbesetzte Position besonders schwerwiegende Auswirkungen haben.

Fakt ist, dass die Effizienz und die Effektivität der Dienstleistungen in Steuerkanzleien maßgeblich von der Verfügbarkeit und dem Fachwissen ihrer Mitarbeiter abhängen. Die Steuerbranche ist ein Umfeld, das von Präzision, Aktualität und umfassendem Fachwissen geprägt ist. Jede unbesetzte Stelle steigert das Risiko von internen Verzögerungen und zusätzlichem Druck auf die bestehenden Mitarbeiter, was letztlich auch die Qualität der Mandantenbetreuung beeinträchtigen kann.

Um diese Kausalkette einmal fortzuführen: Dies kann wiederum das Ansehen der Steuerkanzlei auf dem Markt schädigen und zu einem Rückgang der Mandanten führen, was dann zu finanziellen Einbußen beitragen kann. Es wird also deutlich, warum es für Steuerkanzleien von entscheidender Bedeutung ist, sich intensiv mit dem Konzept des CoV auseinanderzusetzen. 

Es geht also nicht darum, ausschließlich die direkten Kosten einer unbesetzten Stelle in Betracht zu ziehen. Ziel ist es, die vielfältigen indirekten Auswirkungen, die eine Vakanz auf das gesamte Unternehmen haben kann, zu erkennen und möglichst gering zu halten. 

Eine fundierte Auseinandersetzung mit dem CoV ermöglicht es Steuerkanzleien, strategische Entscheidungen im Bereich des Personalmanagements zu treffen, die darauf abzielen, die zu erwartenden Kosten zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit sowie die Servicequalität langfristig zu verbessern.

Die Kennzahlen: Darauf kommt es bei der CoV an

Um die finanziellen Auswirkungen einer vakanten Stelle präzise zu erfassen, stützt sich die Berechnung des "Cost of Vacancy" (CoV) auf drei zentrale Kennzahlen: 

• das Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle, 
• die Auswirkung dieser Stelle auf das Geschäftsergebnis und 
• die Time-to-fill. 

Die erste Kennzahl, das Jahresgehalt, bildet die Grundlage der CoV-Berechnung. Es repräsentiert die direkten Kosten, die mit der besetzten Stelle verbunden wären. Es dient auch als Indikator für den Wert der Arbeit, die durch die vakante Position geleistet wird.

Die zweite Kennzahl betrifft die Auswirkung der Stelle auf das Geschäftsergebnis. Diese Zahl ist variabel. Sie zeigt, in welchem Ausmaß die spezifische Position zum Unternehmenserfolg beiträgt. 

Beispielsweise haben Stellen im Vertrieb, im Projektmanagement oder in Führungspositionen in der Regel einen höheren Einfluss auf das Geschäftsergebnis - häufig quantifiziert durch einen Faktor von 3 - während Fachkräfte mit einem Faktor von 2 bewertet werden könnten. Für Positionen, die weniger direkt zum Umsatz beitragen, wie Auszubildende oder Reinigungskräfte, wird standardmäßig ein Faktor von 1 angesetzt, obwohl auch diese Tätigkeiten wichtig für den reibungslosen Betrieb und somit indirekt für das Geschäftsergebnis sind.

Die dritte und entscheidende Kennzahl ist die Time-to-fill, die den Zeitraum vom ersten Tag der Vakanz bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters umfasst. Diese Kennzahl ist von besonderer Bedeutung, da sie nicht nur die Dauer der Suche nach einem geeigneten Kandidaten widerspiegelt, sondern auch die Zeit, die benötigt wird, um den ausgewählten Kandidaten für den Arbeitsbeginn vorzubereiten. Die Time-to-fill ist ein direkter Indikator für die Effizienz des Rekrutierungsprozesses und hat erheblichen Einfluss auf die Höhe des CoV.

Cost of Vacancy berechnen - so geht's!

Die Berechnung des CoV ermöglicht es Steuerkanzleien, die finanziellen Verluste durch offene Stellen genau zu quantifizieren und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. 

Cost of Vacancy Formel

Jahresgehalt / ø Arbeitstage pro Jahr x Faktor* x ø Time-to-fill = Cost of Vacancy

Die Berechnung des CoV erfolgt, indem das Jahresgehalt auf einen Tagessatz heruntergebrochen wird, der dann mit dem Faktor für den Einfluss der Stelle auf das Geschäftsergebnis multipliziert wird. 

In Steuerkanzleien können beispielsweise erfahrene Steuerberater und Führungskräfte mit einem höheren Faktor (z. B. Faktor 3) bewertet werden, um ihren Beitrag zum Geschäftserfolg angemessen zu berücksichtigen. Wir erinnern uns: Nicht jeder Mitarbeiter hat denselben Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.

Dieses Ergebnis stellt nun die täglichen Kosten der vakanten Stelle dar. Durch Multiplikation mit der durchschnittlichen Time-to-fill, also der Anzahl der Tage vom Beginn der Vakanz bis zum Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters, lässt sich abschließend der gesamte CoV ermitteln. 

Ein Beispiel, um diese Berechnung zu veranschaulichen:

Eine Steuerkanzlei sucht einen neuen Steuerberater, dessen Jahresgehalt 60.000 Euro beträgt. Mit durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Jahr und einem Einflussfaktor von 3 für diese Rolle, sowie einer durchschnittlichen Time-to-fill von 60 Tagen, würden die CoV wie folgt berechnet:

Diese Rechnung verdeutlicht, dass die Kosten für eine vakante Stelle weit über das reine Gehalt hinausgehen können, insbesondere wenn man den Einfluss der Position auf das Geschäftsergebnis und die Dauer der Vakanz berücksichtigt. Steuerkanzleien können diese Informationen nutzen, um gezielte Maßnahmen zur Reduzierung der Time-to-fill zu ergreifen und damit die finanziellen Einbußen durch offene Stellen zu minimieren.

Cost of Vacancy minimieren: Hilfreiche Tipps und Möglichkeiten für Steuerkanzleien

Insbesondere für kleine und mittelständische Steuerkanzleien ist es wichtig, den Cost of Vacancy möglichst gering zu halten. Ziel muss es sein, vakante Stellen schneller zu besetzen und die negativen Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis und den Betriebsablauf zu reduzieren. 

Beschleunigung der Rekrutierung

Eine direkte Methode zur Reduzierung des CoV ist die Beschleunigung des Rekrutierungsprozesses. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden. Eine Möglichkeit ist die Optimierung von Stellenausschreibungen, um schneller und effizienter die richtigen Kandidaten anzuziehen. Dabei unterstützt Sie unser Team von Tax Talents gerne. 

Eine klar formulierte, präzise und ansprechende Stellenausschreibung ist entscheidend, um die richtigen Bewerber anzuziehen. Steuerkanzleien sollten darauf achten, die Anforderungen und Erwartungen an die Stelle genau zu definieren und gleichzeitig die Vorteile und das Kulturangebot der Kanzlei hervorzuheben.

Zudem kann der Einsatz von HR-Software hilfreich sein, die den Auswahlprozess durch Digitalisierung und Automatisierung beschleunigt. Moderne Recruiting-Software kann den Rekrutierungsprozess erheblich effizienter gestalten. Durch die Automatisierung von zeitaufwendigen Prozessen wie der Vorauswahl von Bewerbungen und der Terminplanung für Vorstellungsgespräche können Kanzleien die Time-to-fill reduzieren.

Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen

Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Personalvermittlungen kann eine wertvolle Möglichkeit sein, die Cost of Vacancy zu senken. Insbesondere für hochspezialisierte Positionen oder wenn der interne Rekrutierungsprozess nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, ist eine externe Unterstützung eine Überlegung wert. 

Bei Tax Talents verfügen wir über tiefgreifende Kenntnisse über den Arbeitsmarkt in der Steuerbranche und haben ein weitreichendes Netzwer, was die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter beschleunigen kann.

Personalbindung und -entwicklung

Neben der unmittelbaren Besetzung offener Stellen ist es für Steuerkanzleien ebenso wichtig, langfristige Strategien zur Personalbindung und -entwicklung zu implementieren. Dazu gehören Maßnahmen wie kontinuierliche Fortbildungsangebote, Karrieremöglichkeiten und eine positive Arbeitskultur. Diese Ansätze tragen nicht nur dazu bei, die Fluktuation zu reduzieren und damit die Wahrscheinlichkeit von Vakanzen zu verringern, sondern erhöhen auch die Attraktivität der Kanzlei als Arbeitgeber.

Die Umsetzung dieser Strategien erfordert eine sorgfältige Planung und auch Ressourcen, aber die Investition kann sich auszahlen, indem sie die CoV reduziert und die allgemeine Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit im Unternehmen steigert. 

Steuerkanzleien, die proaktiv Maßnahmen zur Minimierung des CoV ergreifen, positionieren sich somit vorteilhaft im Wettbewerb um die besten Talente und sichern sich langfristig ihren Geschäftserfolg.

Fazit

Das Verständnis der Cost of Vacancy für Steuerkanzleien ist von entscheidender Bedeutung, um die versteckten Kosten unbesetzter Stellen zu erkennen und zu minimieren. Die Auswirkungen einer Vakanz erstrecken sich weit über die direkten finanziellen Verluste hinaus und können die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter und Mandanten sowie die Reputation der Kanzlei beeinträchtigen. 

Die Berechnung des CoV bietet einen wertvollen Einblick in die tatsächlichen Kosten, die durch offene Stellen entstehen, und unterstreicht die Notwendigkeit effizienter Rekrutierungsprozesse und einer strategischen Personalplanung.

Für Steuerkanzleien ist es daher unerlässlich, in präventive Maßnahmen zu investieren, die darauf abzielen, die Time-to-fill zu verkürzen und das Risiko langfristig unbesetzter Stellen zu reduzieren. So können Sie Ihre Position in einem hart umkämpften Markt stärken und langfristigen Erfolg sicherstellen.